3 wertvolle Tipps für Ihre Startphase mit Agentursoftware

28.01.2019, 08 Uhr


Sechs Monate easyJOB - die Münchner Kommunikationsagentur in a nutshell hat sich im Sommer 2018 für unsere Software entschieden. Wir haben den Geschäftsführer des auf Content-Marketing und Social Media spezialisierten Unternehmens um die drei wichtigsten Erkenntnisse aus dem ersten halben Jahr gebeten.

Timm Rotter, Geschäftsführer von in a nutshell, hat uns wertvolles Feedback gegeben.

Zeiterfassung per App, Angebote als Word-Dokumente und die Personalplanung in Google Drive. Und welche war nochmals die letzte vergebene Rechnungsnummer? Dass wir in unserer Agentur mit Insellösungen und handgestrickten Workarounds nicht mehr weiterkämen, hatten wir spätestens bei Mitarbeiter Nr. 25 vor gut einem Jahr gemerkt. Daher sind wir im vergangenen Juli mit easyJOB gestartet. Zeit für eine Zwischenbilanz:

1. Machen Sie sich bereit für einen Langstreckenlauf

Hochmotiviert waren wir, als wir im Juli unsere easyJOB-Zugangsdaten bekamen. Und begannen sofort, entsprechend der vorangegangen Briefings Stammdaten im Akkord einzupflegen: Kundennamen, Produkte, Jobs und Leistungsarten...
Nur leider ist hochmotiviert der kleine Bruder von aktionistisch - wissen wir heute: Wir sind zu schnell losgerannt. Wie ein Sprinter mit gesenktem Kopf aus dem Startblock raus und Vollgas. Wir haben unsere Produkt- und Jobstruktur bei einzelnen Kunden zweimal umgeschmissen und neu aufgesetzt. Leistungsarten haben wir im Wochentakt umbenannt und erst nach drei Monaten gemerkt, dass Musterjobs uns das Leben von Beginn an einfacher gemacht hätten.
Wir waren aber nicht nur zu schnell, sondern haben uns regelrecht überhoben. Parallel zur Anlage aller Kunden, Produkte und Leistungen starteten wir sofort mit Zeiterfassung, Angebots- und Rechnungsprozess und Email-Integration. Das war im ersten Schritt zu viel. Positiv formuliert hat uns die selbst kreierte Komplexität eine steile Lernkurve beschert - und unserem Kundenberater bei Because Software so manchen wirren Anruf ;-)

Würden wir heute erneut loslegen, würden wir zweierlei ändern:

1. mit einem großen Kunden, einem überschaubaren Set an dort verorteten Produkten und darunter liegenden Jobs samt der benötigten Leistungsarten starten. Logikfehler passieren ohnehin. Wenn die Datenbank aber überschaubarer ist, bekommen Sie sie auch schneller wieder umorganisiert.
2. uns noch regelmäßiger einen Berater-Schulterblick gönnen. "Das ist nur eine Datenbank, das kriegen wir schon alleine hin. So sparen wir außerdem noch Geld." Mit dieser Einstellung haben wir wohl eher Geld verbrannt, weil wir unnötig oft eine falsche Struktur gewählt haben und daher so manche Überstunde leisten mussten.

easyJOB kann noch viel mehr, als wir heute nutzen - und in sechs und zwölf Monaten wird das nicht anders sein. Das zu akzeptieren, erfordert eine gewisse Gelassenheit: Es geht nicht alles sofort, dafür ist die Software dann doch nicht easy genug. Oder, so würden die Kollegen bei Because es natürlich formulieren: "zu vielschichtig" ;-). Also: Machen Sie sich bereit für einen Langstreckenlauf - und rennen Sie nicht alleine los!

2. easyJOB ist Chefsache

Um easyJOB zu lernen, brauchen Sie keine elaborierten Manager-Qualitäten. Und doch ist es empfehlenswert, die Integration zur Geschäftsführungs-Aufgabe zu machen. Der erste Grund: easyJOB bietet die Gelegenheit, verschiedene kaufmännische und organisatorische Prozesse in der Agentur zu optimieren. Das beginnt bei Kleinigkeiten wie einer optimierten Zeiterfassung oder langfristig gedachten Rechnungsnummern und geht bis zur effizienten Steuerbuchhaltung dank FiBu-Schnittstelle. Diese Prozesse neu zu denken, kann nur Chefsache sein, zu groß ist ihr Einfluss auf die langfristig professionelle und effiziente Agentursteuerung.

Der zweite Grund ist - so unser Erleben - noch wichtiger: Für den Umstieg auf easyJOB brauchen Sie Überzeugungskraft. Wir hatten bei in a nutshell zuvor ein Zeiterfassungssystem, dessen Möglichkeiten begrenzt waren, das aber optisch gefällig und in seiner Reduziertheit extrem intuitiv war. Die Kollegen zu überzeugen, nun auf eine so viel größere und komplexere Lösung umzusteigen, erwies sich teilweise als mühsam. Für den einzelnen Mitarbeiter, der nur Stunden schreiben braucht, war der gefühlte persönliche Mehrwert von easyJOB gering. Daher gab es verständlicherweise Widerstände. Dessen Vorteile aus Agentursicht zu erklären, reicht nicht. Wichtiger ist es, jeden Kollegen von Beginn an individuell zu schulen. Das ist nicht nur wertschätzend. Es hat uns auch den Blick geöffnet auf Schwierigkeiten mit dem Programm, die wir aus unserer Position nicht gesehen hätten.

Machen Sie den Mitarbeitern den Start so leicht wie möglich: Mit einem Initial-Workshop, in dem sie die einzelnen Funktionen, die Kollegen nutzen können oder sollen, genau erklären. Oder internen Newslettern zu easyJOB Features, die aus Mitarbeitersicht besonders hilfreich sind. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, was sie vermissen oder woran sie sich stören. Das erste Feedback, das wir bekamen: der fehlende Überblick über geleistete Überstunden. Also haben wir auf den Dashboards jedes einzelnen ein Überstunden-Widget integriert. In der Hinsicht wollen wir easyJOB 2019 auch noch deutlich weiter individualisieren.

3. easyJOB darf nicht Chefsache bleiben

Zumindest nicht allein! Wir haben zum Jahreswechsel eine neue Mitarbeiterin dazu gewonnen, deren Kernaufgabe easyJOB sein wird. Denn die Software als Geschäftsführer dauerhaft selbst zu pflegen, ist nicht effizient: Spätestens, als wir begonnen haben, Belege zu buchen, wurde der Aufwand zu groß. Dann hilft nur noch Abgeben. Das gleiche gilt für die Erstellung von Angeboten und Rechnungen. Zumindest deren Vorbereitung in easyJOB sollten Sie rasch an die zuständigen Mitarbeiter oder Teamleiter übergeben (und vorher die Vorlagen bei easyJOB perfektionieren!). Der dritte Bereich, in dem es lohnt, das Team einzubeziehen, ist die initiale Einarbeitung neuer Kollegen.
Sie selbst sparen sich Zeit, und die Mitarbeiter wachsen in die Software rein und lernen ihre Vorteile schneller kennen. Das sehr granulare Rechte- und Rollensystem ermöglicht es dabei, mit wenigen Klicks festzulegen, wer welche Funktionen nutzen und welche Daten sehen und bearbeiten kann.
Zu viel easyJOB Know-how allein in der Geschäftsführung zu bündeln, ist - das ist ein Fazit von uns aus den ersten sechs Monaten - sogar kontraproduktiv: Dafür ist die Software zu zentral für die Agentursteuerung, als dass man hier ein ständiges Bottleneck entstehen lassen sollte.

Unser Tipp: Sparen Sie weder an Lizenzen noch an Vertrauen in die Fähigkeiten und die Neugier Ihrer Mitarbeiter - dann gelangen Sie mit easyJOB schneller an Ihr Ziel.

Wenn Sie an weiteren Neuigkeiten rund um easyJOB interessiert sind, besuchen Sie doch einfach unsere Website oder schauen Sie in unserem Newsroom vorbei.
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