Dokumente finden leicht gemacht? Ein Praxisbericht

Dokumente finden leicht gemacht? Ein Praxisbericht
Goldbach, 08. August 2002. (press1: iBOT) - Die Schlagworte und Versprechungen, mit denen die Einführung des digitalen Zeitalters in Amtsstuben und Büros bejubelt wurden, klingen noch leise nach: "Das papierlose Büro", "Jede Information sofort per Mausklick", "Zugriff auf Wissensdatenbanken für Jedermann". Begeistert machte man sich daran, so viele Daten wie möglich auf Rechnern und in Netzwerken zu speichern und untereinander auszutauschen, um jederzeit informiert zu sein.

Nur wenige Jahre und viele Software-Updates später kapitulieren viele Anwender jedoch vor der täglichen Flut an Daten und Dokumenten, die sich auf Ihren Festplatten und Mailordern angesammelt haben. Das Suchen in Dokumenten nach wichtigen Informationen ist zum Zeiträuber Nummer 1 in den Büros geworden.

Osirys, ein deutsches Softwarehaus, ist angetreten, das Auffinden von Informationen deutlich zu erleichtern und bietet mit Find Personal ein Programm für den Desktop und kleine Netzwerke, das in zahlreichen Dokumentformaten Informationen in Sekunden wieder auffindbar macht.

"Eine Suchmaschine im Internet ist schneller als die Suche auf meiner Festplatte"

"Im Internet finde ich mit einer Suchmaschine heute schneller eine Information, als auf meiner Festplatte" erzählt Michael Behrens, BMB GmbH, Hannover. "Dabei weiß ich, dass ich die Information schon mal gelesen habe und weiß auch, dass sie gespeichert ist, aber das richtige Dokument zu finden, verschlingt oft unglaublich viel Zeit".
Der Betriebsleiter des Unternehmens für Altbausanierung erhält täglich per Mail eine Vielzahl von Ausschreibungen, Angeboten, Produktinformationen, Bauvorschriften von Kunden, Lieferanten, Verbänden und Behörden. "Eigentlich müsste ich alles sofort lesen, um zu beurteilen, ob sich wichtige Neuigkeiten in einer Mail befinden. Aber besonders in den Newslettern sind Neuerungen, die mein Unternehmen betreffen, irgendwo versteckt". Durch den Einsatz der Find Personal Agenten ließ sich die Zeit, die er am Computer verbrachte, deutlich reduzieren. "Ich sage dem Find Personal Agenten, welche Stichworte mich interessieren. Er filtert mir die richtigen Mails aus den Neuzugängen sofort heraus und stellt mir daraus eine Liste zusammen" erzählt er erleichtert. "Am Anfang war ich misstrauisch, aber nach einer Woche, habe ich festgestellt, dass mit den Suchbegriffen wirklich alle wichtigen Mails gefunden wurden".

Aktualität im Suchfenster

Helfried Vollbrecht, ASIC Entwickler bei Gleichmann & Co Electronics, Eching, plagte eine andere Sorge. Das Unternehmen entwickelt komplexe elektronische Bausteine für die Industrieelektronik und muss auf umfangreiche Dokumentation und Anforderungsprofile der Hersteller und Konstruktions-Softwarehersteller zurückgreifen. Die Zahl neuer Dokumente nahm täglich zu, denn jedes Produkt brachte unzählige neue Hilfetexte, Installationsbeschreibungen, Anwendungs-Szenarien und Funktionen mit sich, die mit der Zeit nicht mehr mit herkömmlicher Ordnung zu verwalten waren. Unterschiedliche Formate wie Word, PPT, PDF, HTML, XLS und andere erschwerten das Auffinden der Inhalte zusätzlich.
"Die Lösung des Problems haben wir mit Find Personal erreicht. Durch dessen automatischen Suchindex finden wir relevante Inhalte in Dokumenten sofort - gleich ob auf Festplatte oder CD archiviert - und sparen mühselige Suchzeit ein", berichtet Vollbrecht.

Kapitulation der Ordnung

"Ja, mühselig, das trifft es" lacht Pastor Torsten Willimczik, Pfarrer des Ev.-Luth. Pfarramts Möllbergen. "Auf der Suche nach geeigneten Bibelzitaten durchforschte ich eigene Skripte oft nach wiederverwendbaren Textstellen für neue Predigten. Mit der Trial- und Error-Methode öffnete ich die Dokumente, in denen ich die Ausformulierung eines Gedankens vermutete" erklärt er und schmunzelt.

Selbst die gut organisierte und übersichtliche Einteilung seiner Dokumente auf dem Pfarramts-PC brachte immer größeren Suchaufwand mit sich. "Nach über drei Jahren Amtszeit in der Gemeinde war der Überblick verloren. Mit Find Personal habe ich das passende Suchwerkzeug und kann den Predigten- und Bibelstellenfundus jetzt ungleich besser nutzen", freut sich Pastor Willimczik.
Notstand: E-Mail-Historie

Die Suche in E-Mails und deren Anhängen ist dagegen die Lösung, die Michael Eberl, Geschäftsführer der DPD Austria, besonders schätzt: "Es traut sich doch niemand E-Mails zu löschen. Es könnten Informationen darin enthalten sein, die später noch mal wichtig sind. Verträge, Besprechungsskripte, Bestellungen, Artikel über den Mitbewerb bekommen wir täglich. Mit der großen Menge an Informationen und deren Archivierung ist jedes Sekretariat überfordert", schildert Eberl.

Nach einer Lösung hat der Geschäftsführer lange gesucht. Über einen Artikel in einem Fachmagazin ist er auf Find Personal aufmerksam geworden und hat die Demo-Software bestellt. "Bereits zwei Tage später habe ich die Vollversion frei schalten lassen", sagt Eberl begeistert."Alles ist jetzt auffindbar" erklärt er. "Sogar unsere IT-Mannschaft ist begeistert von dem Programm und wartet auf die Serverversion von Find Personal."

Was alle zufriedenen Anwender von Find Personal vereint, ist, daß sie vor dem Einsatz dieser neuen Software erhebliche Probleme und vor allem Zeitaufwand hatten, das auf ihrem PC oder Netzwerk zu finden, was sie dringend gebraucht und gesucht haben.

Find Personal unterstützt seine Anwender durch:

o wesentlich schnellere Suche als herkömmliche Suchprogramme
o mehr Operatoren (Best Operator: je mehr desto besser Prinzip; Nahe bei )
o exakte Wortsuche
o präzisere Ergebnisse
o Gewichtung der Ergebnisse
o Treffermarkierung
o Eine Suche über E-Mail und Dateien
o Eine Suche über lokale Daten, Daten auf dem Server und Daten in Zeitungsarchiven (z.B. PC-Welt)
o Suche lokal auf PC, aber auch Dateien auf einem Server.
o Index muss nicht lokal, sondern kann auf einem Server abgespeichert werden. Wenn andere Personen auf diesen Ordner ebenfalls eine Zugriffserlaubnis besitzen, können Sie mit diesen Personen ihr "Wissen" teilen, indem diese berechtigten Personen den Index in ihr eigenes persönliches Find Personal System einbinden. Sie behalten dabei jedoch immer die Kontrolle über ihre persönlichen Daten. Auf diese Weise können auch allgemeine Daten, die auf dem Server liegen und von Find Personal Server indiziert werden, benutzerspezifisch in die Suche eingebunden werden.
o Suche in Informationen, die z.B. Zeitschriften zur Verfügung stellen
o Generell: eine Suchanfrage über verschiedene Quellen.
o Kategorienbildung
o Agenten (automatische Benachrichtigung bei relevanten Dokumenten)

Preise und Verfügbarkeit

Zum Preis von weniger als 50 Euro steht Find Personal Standard mit 10 Indizes und für knapp 90 Euro Find Personal Professional mit 128 frei wähl- und kombinierbaren Indizes zum Download unter www.findpersonal.de zur Verfügung. Die Übersichtlichkeit der Ergebnislisten wie auch die Schnelligkeit der Darstellung wird durch die Anzahl der Indizes bestimmt. Osirys bietet auch eine 30-Tage Testversion mit 10 Indizes an.
Für den Kauf von Unternehmenslizenzen kontaktieren Sie bitte: info@findpersonal.de

Als kostenloses Zusatzprogramm der lizensierten Versionen ist Find Personal E-Mail Zip-Indexer 1.0 installierbar, der die Suche auf gezippte Dateianhänge von MS Outlook 2000 und MS Outlook XP E-Mails erweitert.

Zeichen: 6.321 Wörter: 1.010


Hintergrundinformationen:

Osirys GmbH

Das Unternehmen wurde im März 1997 als Softcomp GmbH in Aschaffenburg gegründet; im August 2001 erfolgte die Umfirmierung in die Osirys GmbH. Ende 2001 stellte Osirys sein Produkt Find Personal in einer ersten Version vor. Find Personal ist eine einfach zu bedienende, interaktive Software, mit der Dokumente und auch E-Mails effektiv und schnell wieder gefunden werden können. Seit April 2002 steht Find Personal in der Version 2.0 zur Verfügung.

Weitere Informationen sowie eine Test-Version zu Find Personal stehen Ihnen unter folgender Adresse zur Verfügung: www.findpersonal.de

Pressekontakte:
Osirys GmbH
Peter Brönner
Geschäftsführer
Aschaffstraße 3
D-63773 Goldbach
Telefon: +49 (0) 700-00-674797
Telefax: +49 (0) 6021 581139
E-Mail: info@findpersonal.deInternet: www.findpersonal.de
Agentur:
Artz-Consulting
Frauke Artz
Am Herrnholz 47
D-85630 Grasbrunn
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