"Wir teilen uns nicht nur ein Büro, sondern auch die Agentursoftware"

Frau Paetzold, Sie leiten das Verwaltungsteam bei ediundsepp. Was schätzen Sie an Ihrer Stelle besonders?
Frauke Paetzold: Die Vielseitigkeit: Ich habe ganz unterschiedliche Aufgaben, von der Personalverwaltung und der kaufmännischen Abwicklung, über die Assistenz der Geschäftsführung bis hin zur Organisation des Fuhrparks, des Einkaufs sowie von Veranstaltungen. Und daneben war und bin ich zusammen mit unserem Prokuristen Florian Steinkeller noch intensiv mit der Abbildung unserer internen Prozesse in easyJOB beschäftigt. Langweilig wird mir also nicht so schnell! Aber auch das Unternehmen selbst ist geprägt von Abwechslung, und arbeitet an sehr unterschiedlichen Projekten. Die Kollegen arbeiten an Projekten in den Bereichen Architektur, Innenarchitektur, Nachhaltigkeit, Marke im Raum, Kommunikationsdesign, Textbotschaften, Bildsprache, Webdesign, Orientierungs- und Leitsystemen, Gestaltungs-Handbüchern und vielem mehr.

Eigentlich sind es ja sogar zwei Unternehmen ...
Stimmt, 2001 haben die Architekten Florian Hugger und Thomas Rampp zunächst die Hugger und Rampp GbR gegründet. Schon früh haben die beiden erkannt, dass viele Kunden neben der architektonischen Beratung auch Unterstützung in gestalterischen Fragen wünschten, etwa beim Messebau oder beim Corporate Design. Dafür gründeten die Geschäftsführer ein eigenes Unternehmen und nannten es ediundsepp Gestaltungsgesellschaft mbH - orientiert an Florian Huggers und Thomas Rampps Zweitnamen Eduard und Josef. Im gleichen Jahr gründeten sie zusammen mit Werner Lang das Architekturbüro Lang Hugger Rampp GmbH.

Und wie sieht die Zusammenarbeit konkret aus?
In beiden Unternehmen zusammen sind wir rund 50 Mitarbeiter; 23 Designer der ediundsepp Gestaltungsgesellschaft sowie 26 Architekten und Ingenieure von Lang Hugger Rampp. Unser Motto: 23 + 26 = 1! Ein Team, das interdisziplinär an Projekten arbeitet. Ein aktuelles Beispiel ist der Garberhof, ein hochwertiges "LeanLuxury" Hotel in Südtirol: Die Architekten haben vieles renoviert, neu gebaut und gestaltet - Schwimmbad, Sauna, Bar, Lounge, einige Suiten sowie exklusive Gartenchalets. Der begleitende Part von ediundsepp waren u.a. das Corporate Design, die Inhousekommunikation, Printprodukte, der Webauftritt und Fotografie. Um all das bestmöglich zu koordinieren, teilen wir uns nicht nur ein Büro, sondern nutzen auch gemeinsam easyJOB.

Was ist das Besondere an der Agentur und wo will sie sich hin entwickeln?
Unsere größte Stärke ist es, uns in den Kunden einzufühlen. Wir wollen die Menschen und die Produkte verstehen. Das hat schon dazu geführt, dass aus einer einfachen Logogestaltung eine komplette Markenbetreuung entstanden ist. Durch die langjährige Zusammenarbeit mit großen Kunden haben wir umfassendes Know-how aufgebaut - "Kompetenz durch Erfahrung", wie wir es gerne nennen - und können auch komplexe Projekte optimal betreuen. Zum Beispiel haben wir für die TUM, die Technische Universität München, die Beschilderung für viele ihrer Gebäude realisiert. In der Zukunft möchten wir uns mit unserem interdisziplinären Angebot noch besser am Markt positionieren und die Kunden noch umfassender begleiten.

Wobei hilft Ihnen denn unsere Agentursoftware?
Am Wichtigsten scheint mir die Professionalisierung und Optimierung diverser Prozesse - und zwar sowohl nach innen als auch nach außen. easyJOB erleichtert uns die kaufmännische Projektabwicklung beider Unternehmen ungemein. Das Projektcontrolling ermöglicht es den Projektleitern und der Geschäftsführung, ihre Projekte tagesaktuell zu monitoren. Besonders komfortabel ist auch die Mandantenverwaltung. Ohne umständliches Ein- und Ausloggen können wir die Daten für die beiden GmbHs verwalten. Auch die Verrechnung der Leistungen zwischen den beiden Unternehmen ist jetzt ganz einfach.

"Die Mitarbeiter freuen sich immer wieder, dass alles so intuitiv bedienbar ist"

Warum haben Sie sich letztlich für easyJOB entschieden?
Wir hatten zuvor bereits eine andere Softwarelösung, doch die wurde nicht weiter vertrieben. Der Hersteller hat uns empfohlen: Wechselt doch zu easyJOB! Im Frühjahr 2017 haben wir dann easyJOB ausgiebig getestet und schnell gemerkt, dass es genau zu unseren Anforderungen passt. Besonders überzeugend fanden wir, dass wir bei Bedarf sehr leicht neue Module ergänzen können. Und das Preis-Leistungs-Verhältnis hat uns auch gefallen.

Wie fällt Ihr Fazit im Vorher-Nachher-Vergleich aus?
Wir können jetzt viel mehr Daten in einem Tool integrieren, etwa in der Personalverwaltung. Die Vertragsdaten, Ein- und Austrittstermine und Gehaltsverläufe lassen sich simpel und bequem überblicken. Ich habe mit wenigen Klicks alle relevanten Informationen, ob es nun um Freigabeprozesse für Urlaub geht oder einen Überblick der jeweiligen Überstunden. Besonders froh bin ich über die Fortschritte bei der Projektverwaltung: Früher habe ich alle Projekte für die Lang Hugger Rampp selbst angelegt, die entsprechenden Rechnungen gestellt und alles im Controlling verwaltet. Dank easyJOB können die Teamleiter das jetzt selber übernehmen. Auch die Freigabe der Eingangsrechnungen liegt jetzt beim Teamleiter: Er prüft sie und bucht sie dann auf das passende Projekt.

Wie ist das Feedback der Kollegen zur Software?
Die freuen sich immer wieder, dass alles so intuitiv bedienbar ist und dabei "geschmeidig" läuft. Auch der Support ist erfreulich schnell und kompetent. Unser Because Berater, Tom Maisel, konnte sich sehr gut in die besonderen Anforderungen der Architekten einfühlen.

Die Implementierung begann 2017, ist sie inzwischen bereits vollständig abgeschlossen oder stehen noch Aufgaben an?
Der Hauptteil ist vollbracht und hat gut funktioniert. Natürlich war der Umstieg ein Haufen Arbeit, schließlich mussten wir die ganzen Projekte neu anlegen und dafür all die Bestandsdaten in easyJOB übertragen. Das waren mitunter bis zu 40 Abschlagsrechnungen für ein einziges Projekt. Manches liegt auch noch vor uns, etwa die Synchronisation von iCal mit dem easyJOB-Kalender. Außerdem möchten wir noch das Bezahlen von Rechnungen automatisieren. Die Fibu-Schnittstelle muss noch eingerichtet werden, damit die Buchungsbelege zu unserer Buchhaltungssoftware Addison übergeleitet werden können.

Zum Schluss noch eine Empfehlung, bitte, Frau Paetzold: Wie könnte easyJOB eine Designagentur wie Ihre noch besser unterstützen?
Da fällt mir nur ein, was unsere Designer sagen: Die Gestaltung der Benutzeroberfläche könnte noch etwas schöner sein.
https://www.ediundsepp.de/https://www.garberhof.com/de/