Der moderne Einkauf - Beschaffungsportale als Chance für den Mittelstand

(press1) - 18. Januar 2012 - Gerade in Zeiten der Wirtschaftskrise wird jede Art von Kosten noch mehr hinterfragt und der Bedarf jeder Beschaffung genau geprüft. Eingebrochene Umsätze zwingen die Unternehmen zur Kostensenkung und zur Prozessoptimierung. Eine interessante Möglichkeit eröffnet sicherlich das Internet. Einkaufsportale bieten enorme Möglichkeiten für jede Unternehmensgröße. Im klassischen Einkauf betreuen die Mitarbeiter den kompletten Beschaffungsprozess, von der Analyse der potentiellen Lieferanten bis hin zur Bestellauslösung oder auch Rechnungsfreigabe. Dadurch erzeugen Einkäufer unverschuldet enorme Beschaffungs- und Prozesskosten, die heute durch die Nutzung von Internet vermieden werden können. Mit dem richtigen Mix aus Reorganisation und mit der Einführung eines "modernen" Einkaufs kann der Gewinnbeitrag des Einkaufs am Unternehmenserfolg deutlich steigen.

Reorganisation
Gerade hier schlummern Möglichkeiten bei gleichbleibendem Ressourceneinsatz ein sehr viel besseres Einkaufsergebnis zu erzielen. Mitarbeiter des Einkaufs spezialisieren sich standortübergreifend auf bestimmte Themengebiete. Als Ergebnis können die Mitarbeiter mehr Zeit für die Auswahl, die Qualifizierung und die Verhandlungsgespräche mit dem Lieferanten verwenden.

IT-technische Möglichkeiten
Zum Zweck der Informationsbeschaffung spielt das Internet eine wichtige Rolle, da es in diesem Zusammenhang als sehr wichtig, effektiv und zielführend angesehen wird. Spezielle Portale gewinnen immer mehr an Bedeutung für die Suche neuer Lieferanten.
Die Internetrecherche führt in aller Regel auch dazu, dass überregionale Anbieter weitere Alternativen zu den bisherigen Lieferpartnern bilden - das Angebot und die Selektion der Lieferanten wird somit aufwendiger. Diese Situation bedeutet eine weitere Hürde für den betroffenen Einkäufer, eröffnet aber aufgrund sehr unterschiedlicher Kostenstrukturen weitere Möglichkeiten für die Beschaffung zu interessanten Konditionen.

Warum bringt nun der "moderne Einkauf" eine Chance für den Mittelstand mit sich?
Die Tätigkeit des Einkaufs unterteilt sich zukünftig immer mehr in einen strategischen und einen operativen Teil der Beschaffung. Der Einkäufer definiert Ziele und verhandelt konkrete Konditionen. Die Aufgaben enden somit weit bevor eine tatsächliche Bestellung erzeugt wird.

In allen Fällen, in denen ein Einkäufer für die Abschrift einer internen Bedarfsanforderung zu einem fest verhandelten Artikel, eine Bestellung in einem Bestellsystem anlegt, ist er nicht mehr nur Dienstleister der Fachabteilung, sondern auch zusätzlich die "Schreibmaschine" der Fachabteilung. Der Einkäufer verschwendet wertvolle Zeit mit Aufgaben, die keinen Mehrwert bringen und der Mitarbeiter der anfordernden Abteilung ebenso. Demzufolge muss sichergestellt sein, dass die einzelnen anfordernden Fachabteilungen die Möglichkeit haben eine Bestellung ohne Zuhilfenahme des Einkaufs anzulegen. Der User muss sich auch bei unregelmäßiger Bedienung der Software, nach Möglichkeit ohne Schulung, zu Recht finden.

Somit stellt sich letztendlich die Frage, wie ein Beschaffungsportal genutzt werden soll? Soll das Portal selbst betrieben werden? Gibt es Mitarbeiter im Unternehmen, die die Rolle des strategischen Einkäufers besetzen können, oder holt man sich externe Unterstützung ins Unternehmen, um diese Aufgabe zu erfüllen. Je nach Unternehmen und der Anzahl der am Einkauf beteiligten Personen ist die Vorteilhaftigkeit der Einführung eines unternehmenseigenen Beschaffungsportals zu prüfen. Software- und Beratungspartner gibt es vielfach. Ein Unternehmen sollte sich im Vorfeld der Auswahl über die gewünschte Verwendung und den zu erwartenden Umfang im Klaren sein. Auch der Grad der Integration in eine existierende Softwarelandschaft, speziell im Hinblick auf Sicherheit, Warenwirtschaft und Buchhaltung sollte klar umrissen sein.

Alternativ bieten Unternehmen die Organisation des B2B-Geschäfts zwischen Besteller und Lieferant als Dienstleistung an. Diese Portale beschränken sich in der Regel auf standardisierbare, exakt beschriebene Produkte und erfüllen somit eher die Funktion eines Marktplatzes.

Als eine weitere Alternative sollte hier die gemeinschaftlich über Unternehmensgrenzen hinweg genutzte, eigens initiierte Beschaffungsplattform genannt werden. Hierbei handelt es sich um rechtlich selbständige Unternehmen, die in gegenseitigem Einvernehmen einen "Lead-Buyer Einkauf" realisieren, der als wesentliches Ziel eine Steigerung der Beschaffungskompetenz in ausgesuchten Produktgruppen eine ganzheitliche Volumenbündelung und wenn möglich auch eine Sortimentsstraffung favorisieren. Mit nur wenigen Ausnahmen führt eine Bündelung des Einkaufsvolumens zu einer erheblichen Stärkung der Verhandlungsposition gegenüber dem Lieferanten und somit zu wesentlich besseren Konditionen.

Die letzte beschriebene Alternative eines freien Einkaufszusammenschlusses wird derzeit noch selten praktiziert. Auf Einkaufsseite ist ein wesentlicher Hemmschuh sicherlich die fehlende Offenheit hinsichtlich der eigenen Konditionen und das Fehlen einer Leitfigur, der die Organisation und die Umsetzung eines "Einkaufsverbundes" organisiert. Dachorganisationen, Berufsverbände oder auch Kammern könnten hier wegbegleitend agieren, oder sogar die Rolle des Organisators übernehmen.

Abschließend bleibt festzustellen, dass gerade durch die Möglichkeiten des Internets und des standortübergreifenden Informationsaustausches Potentiale gehoben und Synergien erzeugt werden können, die einen Einkauf zu besseren Konditionen bei gesunkenen Prozesskosten ermöglichen. Diese Möglichkeiten des modernen Einkaufs sind aber nur dann realisierbar, wenn man auch über Unternehmensgrenzen hinweg bereit ist, seine Ressourcen gemeinsam zu steuern und zum Wohl der beteiligten Unternehmen zu optimieren. Weitere Informationen unter: http://www.jb-x-group.com.


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Die jb-x business solutions GmbH ist ein Unternehmen der jb-x group GmbH & Co. KG. Die Unternehmensgruppe ist seit 1999 als Entwicklungs- und Beratungshaus in den Unternehmensfeldern SAP, Portale und Webentwicklung tätig. Die jb-x business solutions GmbH bietet Software, Beratung und Entwicklung für Beschaffungssysteme(jb-x SRM-Suite)und andere Portal-Projekte an. Die IT-Lösungen werden lizensiert oder als Full-Service-Pakete(SaaS)angeboten.
Die jb-x SRM-Suite mit den Modulen: eProcure (Bestellsystem), eSourcing (Angebotssystem), eContract(Vertragsverwaltung), Approval Experts(Freigabemanagement)und eApp(Bestellassistenten für unterwegs oder direkt aus dem Lager) realisiert eine optimierte webbasierende Beschaffung unterschiedlichster Güter mit Integration in das jeweilige ERP-System per standardisierter Schnittstellen.

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